Vous souhaitez organiser un évènement dans votre entreprise et vous ne savez pas par où commencer ? On vous dit tout ici !

Tout d’abord! Il y a trois questions à se poser :

1. Qui souhaite t-on inviter ?
2. Quel message souhaitez-vous faire passer faire passer ?
3. Quel est votre objectif ?

Rédigez vos 3 réponses de manière détaillée cela facilitera la rédaction de votre cahier des charges, l’organisation de votre événement et sa réussite !

Quel format ?

En fonction des objectifs de votre événement et de la cible que vous aurez définis, voici les différents types d’événements possibles. Il faudra bien entendu vérifier avec le lieu que vous sélectionnerez la faisabilité de cet événement et si, la mise en place prévue est possible.

• Petit déjeuner / Conférence : Format assez court et débutant tôt . Vos invités viennent avant de se rendre sur leur lieu de travail. Vous leur offrez un petit déjeuner d’accueil et ils assistent à une conférence sur un sujet qui les intéresse fortement.
• Séminaire : Une réunion en plénière, des ateliers, un team-building par exemple et des moments de pauses ponctuent votre événement qui peut se dérouler sur un ou plusieurs jours,
• Lancement de produit : Vous présentez en fin de journée ou soirée les nouveaux produits de votre entreprise à vos clients. Vous mettez les petits plats dans les grands pour les séduire et créer de l’émotion pour marquer les esprits,
• Job Dating : Organisez une session de recrutement rassemblant un grand nombre de candidats potentiels. Vous pouvez leur présenter l’entreprise et les postes à pourvoir en plénière puis organiser des speed dating de recrutement. Vous faites ainsi un premier tri avant de continuer le processus en interne.
• Evénement client : Pour fidéliser ou remercier vos clients, vous les invitez a une soirée. Prise de parole simple et informelle ,et cocktail dinatoire convivial rythment la soirée. Vous pouvez terminer avec un peu de musique par exemple ..
• Workshop / Formation : Vous voulez former vos collaborateurs autour d’un nouveau produit ou service. Ces événements se déroulent en journée et vous pouvez organiser plusieurs sessions sur la journée ou sur plusieurs jours d’affilés.
• Soirée d’entreprise : Remercier vos collaborateurs en leur offrant une soirée conviviale, un moment fort où ils peuvent se retrouver pour fêter ensemble les bons résultats de l’année écoulée ou se motiver pour l’année à venir,
• Afterwork : Concept d’événement plus détendu qui permet d’inviter vos collaborateurs après le travail pour passer un moment convivial ensemble. On ne parle pas de travail… c’est un moment propice à la détente entre collègues ! Selon un sondage OpinionWay, 60% des salariés disent considérer l’afterwork comme une pratique indispensable au bien-être au sein de leur entreprise. La pratique est donc très largement appréciée. Alors n’hésitez pas !

 Choisir un thème

Si vous organisez un événement de type conférence, le thème choisi doit impérativement viser à transmettre un savoir ou un savoir-faire en répondant à des questions que se posent vos invités. Ils doivent repartir en ayant appris quelque chose. Essayez de trouver un thème qui sorte un peu des sentiers battus afin de ne pas choisir un thème déjà vu !

Pour le choix de votre intervenant, optez pour une personne de votre société pour les cibles externes et une personne extérieure (plutôt connue) pour l’interne. Il existe des agences spécialisées qui pourront vous proposer des personnalités inspirées et inspirantes (conférenciers, journalistes, animateurs, célébrités, experts…).

Pour vous aider sur le choix du  thème et du format n’hésitez pas à aller puiser des renseignements supplémentaires en lisant “ Evénements d’entreprise : les différents formats?”

Fixer une date

Entre les vacances scolaires, les mercredis, le home office, les réunions, les ponts… il n’est pas toujours évident de réunir collaborateurs ou clients au meilleur moment. En général on aime bien le jeudi car c’est la fin de semaine… un grand nombre d’événements clients notamment se déroulent ce jour-là! … Le mardi quant à lui est moins demandé mais tout aussi intéressant. Vos invités seront certainement plus disponibles et vous aurez plus de chance de faire le plein ! Pensez-y !

Vous devez  également veiller au calendrier des grands événements qu’ils soient sportifs ou professionnels. Si vous avez besoin d’hébergement pour votre séminaire ou événement clients, n’oubliez pas de regarder s’il y a des salons importants dans la région. cela rendrait la réservation compliquée pour vos clients sans parler du tarif …

Définir son budget

Pour prévoir au mieux les coûts d’un événement et éviter les mauvaises surprises, vous devez avoir une vision très claire des coûts engendrés par votre événement. Vous pouvez vous aider d’une feuille excel par exemple pour répartir le dépenses postes par postes et faire une synthèse de tous les devis des partenaires interrogés. Il sera plus simple ensuite de comparer les différentes offres reçues et de faciliter le choix du lieu dans un second temps.

Pour monter son budget, il ne faut pas oublier :

• Le coût de location des espaces de réunion (attention prenez en compte les temps de montage et démontage)
• Le coût de la restauration (accueil, pauses, cocktails déjeunatoire…)
• Les frais de personnel (régisseur, restauration, hôtes et hôtesses, sécurité…)
• Les frais de scénographie, décoration, location de mobilier…
• Les frais de déplacement et d’hébergement des équipes et/ou des clients
• Les frais d’animation, team building, activités, demos…
• Les frais techniques liés à la location de matériel (vidéo-projection, éclairage, scène, sonorisation…)
• Les frais de communication et marketing : conception, envoi et suivi des invitations, participations, PLV…

Vous pouvez également consulter l’article du blog : Quel budget prévoir pour son événement d’entreprise ? . Ce guide pratique très complet pourra vous accompagner pour l’organisation de tous vos événements. Vous y trouverez également des exemples de budget.

Choisir le lieu

Vous avez déterminé vos cibles, objectifs, votre format, le thème, votre budget, vous avez une idée du nombre d’invités présents et quel type d’événement vous allez mettre en place ! Maintenant la tâche ardue de la recherche et du choix du lieu s’offre à vous. Ce n’est pas l’étape la plus évidente car le lieu est un facteur indispensable à la réussite de votre événement… il y a donc de nombreux éléments à prendre en compte :

• Le type d’établissement : la liste peut être longue et le choix n’est pas aisé ! Il faut que le lieu corresponde à votre événement et à votre cible ! Voici une liste des lieux possibles et les plus courants que vous pouvez contacter :
• Hôtels,
• Lieux événementiels,
• Centre de congrès,
• Bateaux,
• Châteaux,
• Cinémas, Théâtres, Cirques
• Musées,
• Stades,
• Lieux atypiques : Lofts, Galeries d’Art, Garages, Lieux désaffectés, Stations de métro…

• Organiser un événement : comment trouver le lieu idéal ? Il est assez simple avec internet et les bons mots clefs de trouver les lieux dans la ville ou région cible. Si vous avez du mal à trouver le lieu idéal ou si vous avez besoin d’aide vous pouvez consulter les guides événementiels ou les agences spécialisées dans la recherche de lieux. Attention, cette dernière prestation a un coût généralement supporté par le lieu et donc par vous !

• Quels sont les éléments à prendre en compte pour organiser un événement ? Les lieux sélectionnés vous plaisent sur le papier et sont disponibles pour vous accueillir. Il ne faut pas s’arrêter là et faire la comparaison entre les lieux retenus. Ils ne proposeront pas les mêmes prestations. Attention donc aux éléments suivants :
• L’exclusivité ou non du lieu,
• La situation et l’accessibilité,
• Les frais de location et ce qu’ils comprennent,
• La présence d’un coordinateur (régisseur site) ou non,
• La capacité d’accueil maximale si votre événement avait plus de succès que prévu et surtout si elle s’adapte à votre format.
• Quelles sont les prestations fournies par le lieu ou en option et celles dont vous devrez vous charger.

Dans le cahier des charges que vous enverrez aux différents lieux sélectionnés vous pouvez poser toutes les questions nécessaires… et surtout, pour être certain de ne pas se tromper une visite s’impose si vous en avez la possibilité. Vous serez rassurés de savoir où vous allez ! Et vous pourrez ainsi vous assurez que les photos sur le site internet sont conformes à la réalité (ou non) ! C’est également important de rencontrer les personnes qui seront vos interlocuteurs en amont, le Jour J et après votre événement.

Le choix du traiteur

Pour créer un événement sur mesure, il est également indispensable de proposer des prestations de restauration à la hauteur.

Généralement les traiteurs demandent de leur communiquer le nombre de présents servant de base de facturation 7 jours ouvrés avant le Jour J. Basez-vous sur cette date pour clôturer définitivement les inscriptions. Il existe également des logiciels vous permettant de gérer vos invitations, les relances… et de sortir en un clic vos listings d’invités.

Pensez à établir un rétroplanning de votre événement en définissant les tâches de chacun. Il est important d’indiquer dans votre planning le début et fin de la tâche.

Il faudra lister toutes les étapes nécessaires au bon déroulement de votre événement en prenant en compte les contraintes logistiques et techniques.

Vous pouvez faire un tableau sur excel, mais il existe également d’autres outils sur internet.

Cela va comprendre (liste non-exhaustive) :

• La recherche du lieu et sa validation
• La recherche de partenaires, de prestataires
• La création des invitations, l’envoi, le suivi des inscriptions, les relances…
• Les étapes administratives : confirmation, signature des contrats, versement des acomptes
• Les phases de validations internes
• Les réunions de préparation et direction de projet

Gérer les inscriptions 

Si vous voulez avoir du monde, mieux vaut vous y prendre en avance!

Vos clients et prospects sont également sollicités par vos concurrents pour des événements similaires. Si le lieu n’est pas encore déterminé et que la date approche, vous pouvez leur envoyer un « Save the date ». Cela permet de les avertir et d’entretenir un peu la surprise/ le suspens. Dès que tous les éléments sont réunis envoyez leur l’invitation avec toutes les informations. Par email sous la forme d’une invitation électronique ou par courrier pour un événement de prestige, c’est à vous de voir en fonction de vos habitudes.

N’oubliez pas de vérifier que votre base de contacts est à jour et d’indiquer une date de retour des réponses. Donc vous pourrez alors vous permettre, la date dépassée, de relancer ceux qui n’ont pas répondus.

Le Jour J

Ça y est c’est le jour J. !

Prévoyez d’arriver un peu en avance pour vérifier la mise en place du lieu, des espaces de restauration, de la salle plénière, des espaces de sous-commission…. et faire un dernier point sur le déroulé de votre événement. N’oubliez pas d’installer un peu de signalétique notamment si vous partagez les lieux avec d’autres entreprises. Soyez présents et visibles… Pensez à vérifier également le matériel technique ..

S’il y a un coordinateur ou un régisseur site sur place, n’hésitez pas à faire appel à lui durant votre journée et à l’informer si votre événement prend du retard ou de l’avance. Il saura réagir et adapter le planning avec l’ensemble des intervenants.

N’hésitez pas à répartir les missions en vous appuyant sur les autres collaborateurs présents, déléguez !

Soignez l’accueil de vos invités (avec ou sans l’aide d’une hôtesse en fonction du nombre de convives) et jeter un coup d’œil à votre planning de temps en temps pour ne pas oublier d’étapes importantes. Vous pouvez préparer quelques goodies à remettre à vos invités ou de la documentation à leur donner au moment du départ. Faites des photos et des vidéos et si vous communiquez sur les réseaux sociaux, n’hésitez pas à taguer vos invités, leurs sociétés…

Evaluer et communiquer

Evaluer

Prenez le temps de faire un debrief de votre événement et notamment en faisant le point sur les personnes qui ne sont pas venues , mais ne les négligez pas !

Vous pouvez leur envoyer les documents présentés par exemple et contactez-les en direct pour échanger avec eux ou prendre rendez-vous.

Communiquer

Et surtout n’oublier pas de remercier vos invités en leur envoyant par exemple le compte rendu des interventions ou les photos prises pendant une soirée de lancement de produits. Vous pourrez alors en profiter pour communiquer sur la prochaine édition ou le prochain rendez-vous important à ne pas manquer ! N’oubliez pas également les réseaux sociaux qui peuvent être un bon support pour communiquer plus largement…

Remercier également vos collaborateurs qu’ils aient été invités soit pour un afterwork soit un séminaire à forts enjeux. Profitez-en pour leur envoyer les documents présentés lors de l’événement.

Pour réussir son évènement B to B, il est donc impératif de définir sa cible et son objectif, de s’y prendre bien en amont, d’établir un rétro planning, de communiquer et d’exploiter toutes les données récoltées le jour même. Et surtout restez calme devant les imprévus…

Vous êtes prêts ? A vous de jouer !

À bientôt pour un prochain article !

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