La fin d’année arrive plus vite que prévu ! Et la fête de fin d’année de votre entreprise est un élément à ne pas négliger, c’est un élément incontournable dans la vie d’une entreprise !

En tant qu’office manager, vous êtes souvent la personne à qui l’on confie l’organisation de cet évènement.

Les bénéfices d’un événement d’entreprise sont nombreux : nouer les liens, consolider les équipes…         

La période de fêtes de fin d’année est aussi la meilleure pour remercier vos collaborateurs autour d’un événement participatif et divertissant.

Et on imagine que vous n’avez pas forcément eu la tête à penser à tout ça !

WLDK vous ici quelques conseils pour organiser au mieux votre soirée !

Retenez une date !

Avant tout, il vous faut définir le contour de la soirée, déterminer le type de fête que l’on souhaite organiser. Bien entendu, comme tout événement impliquant à la fois le professionnel et le personnel, il est fortement conseillé de s’adapter à la sociologie de son entreprise.

Formel et sophistiqué, ou au contraire sobre et décontracté, avec enfants, sans enfants, conjoint ou non… ?

N’hésitez pas à demander aux représentants du personnel pour déterminer la meilleure option. La période de Noël est évidemment l’une des périodes les plus prisées en termes de réservation hôtelière. Il est donc primordial de s’y prendre suffisamment à l’avance, notamment si vous envisagez un lieu en particulier. De plus, Noël signifie aussi collaborateurs en congés, l’événement aura plus de chance de mobiliser un plus grand nombre de participants s’il se déroule avant les vacances scolaires. De même, si les enfants des collaborateurs sont invités, préférez plutôt un mercredi après-midi, ou encore un samedi.

Restez flexibles ! Il est tout à fait possible pour les entreprises dont le mois le plus chargé est décembre de décaler la date, avant ou après même si l’événement perd un peu en cohérence.

Une fois la date posée, le compte à rebours commence. Il est maintenant temps de réfléchir au lieu afin de le privatiser le plus tôt possible. Si vous travaillez dans l’urgence, prévoyez plusieurs plans B, le lieu de vos rêves étant peut-être déjà promis à quelqu’un d’autre !

Trouvez le lieu idéal ! 

Un dîner de gala à thème dans un lieu atypique ?  Un grand buffet dînatoire avec piste de danse, un grand goûter avec remise des cadeaux aux enfants par le Père Noël ? A la façon d’un séminaire, vous devrez établir un cahier des charges pour l’évènement afin de ne rien oublier. C’est pour cette raison qu’il est indispensable de déterminer le format de votre soirée dès le départ.

Pensez au numérique ! 

Faites des économies sur les frais d’imprimerie, gagnez du temps et réduisez vos efforts en passant au numérique ! Désormais, les services comme Google Calendar et Facebook vous évitent de devoir créer et imprimer des invitations traditionnelles pour vos événements et pour vos fêtes. Il vous suffit de créer une invitation en ligne et de l’envoyer par e-mail pour voir les RSVP affluer. Elles vous permettront également d’envoyer facilement des mises à jour et des rappels de l’événement tandis que vos invités ajouteront automatiquement à leur calendrier pour qu’ils ne l’oublient pas. Et vous pourrez remercier vos collaborateurs en envoyant des vidéos ou des photos .

La restauration, un point-clé

Deux options se présentent à vous : soit le lieu qui accueillera votre événement propose également de la restauration, soit vous devez faire appel à un traiteur. N’oubliez pas toutefois de convenir de l’option choisie avec le lieu d’accueil .

Une fois le traiteur trouvé , assurez-vous qu’il vient avec une équipe de serveurs !

Et si on prenait un photographe ? 

Oui, les participants prendront des photos avec leur iPhone, mais désigner un photographe dédié, vous garantira de capturer parfaitement les moments les plus importants. Si vous ne pouvez pas vous permettre d’engager un photographe professionnel, trouvez un membre du personnel dont la photographie est un loisir ! Il sera sûrement ravi de le faire pour cette occasion.

Prévoir un DJ, des animations… et des cadeaux !

Pour réussir votre soirée vous devez bien choisir votre DJ ! Vous conviendrez avec lui de la la playlist et surtout des animations ! Le concept d’avoir une animation entre chaque plat permet de maintenir une ambiance certaine !

Pensez à la remise des cadeaux après le dessert ! Une simple petite attention fait toujours plaisir a une équipe !

En espérant que ces quelques conseils pourront vous aider au mieux dans l’organisation de votre soirée !

À bientôt pour un prochain article !

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