Comment traiter la multitude d’emails quotidiens ?     

Je vous dévoile ici quelques astuces pour en finir avec la multitude de mails reçus quotidiennement …

• Conservez dans votre boîte de réception uniquement les emails qui nécessitent une action immédiate de votre part

Le concept inbox zero,  est un concept qui consiste tout simplement à avoir sa boîte de réception en permanence vide. Dans la réalité ce n’est que très rarement le cas mais   vous pouvez vous en approcher. Pour cela, soyez impitoyable et rangez, voire supprimez carrément, les mails qui ne nécessitent pas d’action immédiate de votre part. Le but étant que quand vous ouvriez votre boîte, vous n’ayez pas plus de 25 mails sous vos yeux.

Cela génère de suite moins de stress !

• Créez un dossier « en attente »

Conservez dans sa boîte mail uniquement les mails nécessitant une action immédiate, c’est bien beau, mais alors où vont les autres, ceux qu’on a malgré tout décidé de conserver ? Dans l’absolu il se créer un dossier « en attente », où sont conservés les mails qui nécessitent l’action qui n’est pas « urgente » Consultez ce dossier de temps à autre, une fois par jour, ou une fois par semaine, afin d’obtenir un petit rappel sur les sujets toujours en attente.

• Créez d’autres dossiers

Une fois qu’un email est traité, conservez-le dans un dossier bien précis. En tant qu’Office Manager, nous pouvons par exemple créer un dossier « Notes de frais », etc…

Rien de transcendant me direz-vous, mais cette astuce vous permettra de ne pas perdre 15 minutes à rechercher un mail perdu dans votre boite de réception

• Mettez en place des filtres et des règles

Toute messagerie qui se respecte possède une fonctionnalité vous permettant de mettre en place des filtres et des règles. Vos emails sont ainsi automatiquement classés, sans vous faire perdre votre énergie. Vous pouvez ainsi mettre en place des codes couleurs, pour que les emails de votre boss, soient surlignés en jaunes, et soient ainsi immédiatement visibles.

• Créez des modèles de réponse

La plupart de nos emails se ressemblent très fortement : finalement on dit toujours un peu les mêmes choses. Alors pourquoi perdre du temps à personnaliser chacune de nos réponses ? Identifiez les différents types de réponses que vous utilisez le plus souvent (réponse pour fixer une date de réunion, etc…) et créez des templates. Encore une fois, la plupart des services de messagerie possèdent cette fonctionnalité. Une fois le template créé, vous n’avez que quelques petites modifications à apporter à chaque fois. Vous répondez ainsi à bon nombre de vos mails en un temps record

• Consultez vos emails uniquement lors de créneaux préalablement définis

Cette astuce, on en a déjà parlé dans de précédents articles. Ne soyez pas victime de votre messagerie, pour véritablement la dompter, vous devez choisir quand exactement la consulter. Et le moins souvent possible est le mieux. Bon dans les faits, c’est bien sûr difficile de la consulter une seule fois  par jour quand on est Office Manager, on risque de passer à côté d’informations urgentes. Mais commencez par définir 4 créneaux (par exemple 10h30, 12h, 15h, 17h), et tenez-vous-y. Bien entendu, n’y passez pas une heure à chaque fois. C’est déjà un très bon début, et vous allez vous sentir beaucoup mieux.

• Désactivez les notifications

Félicitations, vous avez maintenant décidé de consulter vos emails uniquement pendant certains créneaux prédéfinis. Cependant si toutes les 3 minutes, une notification d’email s’affiche en bas à droite de votre écran, résister à la tentation d’ouvrir l’email risque d’être compliqué et vous pourriez bien mettre rapidement fin à votre bonne résolution. Pour éviter ce risque, prenez une décision radicale : supprimez les notifications de votre boîte mail.

• Utilisez votre calendrier pour paramétrer des rappels                                       

Bien souvent, notre outil calendrier se situe dans notre messagerie. Profitez-en alors pour paramétrer des rappels, lorsque vous devez relancer un fournisseur par email par exemple. Ça vous évite de perdre 5 minutes à rechercher la date à laquelle vous avez envoyé la facture par email, pour en déduire si vous devriez ou non envoyer un mail de relance…

En suivant ces quelques conseils vous serez enfin tranquille et vous pourrez travailler sereinement !