Tout d’abord! Il y a trois questions à se poser :
Rédigez vos 3 réponses de manière détaillée cela facilitera la rédaction de votre cahier des charges, l’organisation de votre événement et sa réussite !
En fonction des objectifs de votre événement et de la cible que vous aurez définis, voici les différents types d’événements possibles. Il faudra bien entendu vérifier avec le lieu que vous sélectionnerez la faisabilité de cet événement et si, la mise en place prévue est possible.
Si vous organisez un événement de type conférence, le thème choisi doit impérativement viser à transmettre un savoir ou un savoir-faire en répondant à des questions que se posent vos invités. Ils doivent repartir en ayant appris quelque chose. Essayez de trouver un thème qui sorte un peu des sentiers battus afin de ne pas choisir un thème déjà vu !
Pour le choix de votre intervenant, optez pour une personne de votre société pour les cibles externes et une personne extérieure (plutôt connue) pour l’interne. Il existe des agences spécialisées qui pourront vous proposer des personnalités inspirées et inspirantes (conférenciers, journalistes, animateurs, célébrités, experts…).
Pour vous aider sur le choix du thème et du format n’hésitez pas à aller puiser des renseignements supplémentaires en lisant “ Evénements d’entreprise : les différents formats?”
Entre les vacances scolaires, les mercredis, le home office, les réunions, les ponts… il n’est pas toujours évident de réunir collaborateurs ou clients au meilleur moment. En général on aime bien le jeudi car c’est la fin de semaine… un grand nombre d’événements clients notamment se déroulent ce jour-là! … Le mardi quant à lui est moins demandé mais tout aussi intéressant. Vos invités seront certainement plus disponibles et vous aurez plus de chance de faire le plein ! Pensez-y !
Vous devez également veiller au calendrier des grands événements qu’ils soient sportifs ou professionnels. Si vous avez besoin d’hébergement pour votre séminaire ou événement clients, n’oubliez pas de regarder s’il y a des salons importants dans la région. cela rendrait la réservation compliquée pour vos clients sans parler du tarif …
Pour prévoir au mieux les coûts d’un événement et éviter les mauvaises surprises, vous devez avoir une vision très claire des coûts engendrés par votre événement. Vous pouvez vous aider d’une feuille excel par exemple pour répartir le dépenses postes par postes et faire une synthèse de tous les devis des partenaires interrogés. Il sera plus simple ensuite de comparer les différentes offres reçues et de faciliter le choix du lieu dans un second temps.
Pour monter son budget, il ne faut pas oublier :
Vous pouvez également consulter l’article du blog : Quel budget prévoir pour son événement d’entreprise ? . Ce guide pratique très complet pourra vous accompagner pour l’organisation de tous vos événements. Vous y trouverez également des exemples de budget.
Vous avez déterminé vos cibles, objectifs, votre format, le thème, votre budget, vous avez une idée du nombre d’invités présents et quel type d’événement vous allez mettre en place ! Maintenant la tâche ardue de la recherche et du choix du lieu s’offre à vous. Ce n’est pas l’étape la plus évidente car le lieu est un facteur indispensable à la réussite de votre événement… il y a donc de nombreux éléments à prendre en compte :
Dans le cahier des charges que vous enverrez aux différents lieux sélectionnés vous pouvez poser toutes les questions nécessaires… et surtout, pour être certain de ne pas se tromper une visite s’impose si vous en avez la possibilité. Vous serez rassurés de savoir où vous allez ! Et vous pourrez ainsi vous assurez que les photos sur le site internet sont conformes à la réalité (ou non) ! C’est également important de rencontrer les personnes qui seront vos interlocuteurs en amont, le Jour J et après votre événement.
Pour créer un événement sur mesure, il est également indispensable de proposer des prestations de restauration à la hauteur.
Généralement les traiteurs demandent de leur communiquer le nombre de présents servant de base de facturation 7 jours ouvrés avant le Jour J. Basez-vous sur cette date pour clôturer définitivement les inscriptions. Il existe également des logiciels vous permettant de gérer vos invitations, les relances… et de sortir en un clic vos listings d’invités.
Pensez à établir un rétroplanning de votre événement en définissant les tâches de chacun. Il est important d’indiquer dans votre planning le début et fin de la tâche.
Il faudra lister toutes les étapes nécessaires au bon déroulement de votre événement en prenant en compte les contraintes logistiques et techniques.
Vous pouvez faire un tableau sur excel, mais il existe également d’autres outils sur internet.
Cela va comprendre (liste non-exhaustive) :
Si vous voulez avoir du monde, mieux vaut vous y prendre en avance!
Vos clients et prospects sont également sollicités par vos concurrents pour des événements similaires. Si le lieu n’est pas encore déterminé et que la date approche, vous pouvez leur envoyer un « Save the date ». Cela permet de les avertir et d’entretenir un peu la surprise/ le suspens. Dès que tous les éléments sont réunis envoyez leur l’invitation avec toutes les informations. Par email sous la forme d’une invitation électronique ou par courrier pour un événement de prestige, c’est à vous de voir en fonction de vos habitudes.
N’oubliez pas de vérifier que votre base de contacts est à jour et d’indiquer une date de retour des réponses. Donc vous pourrez alors vous permettre, la date dépassée, de relancer ceux qui n’ont pas répondus.
Ça y est c’est le jour J. !
Prévoyez d’arriver un peu en avance pour vérifier la mise en place du lieu, des espaces de restauration, de la salle plénière, des espaces de sous-commission…. et faire un dernier point sur le déroulé de votre événement. N’oubliez pas d’installer un peu de signalétique notamment si vous partagez les lieux avec d’autres entreprises. Soyez présents et visibles… Pensez à vérifier également le matériel technique ..
S’il y a un coordinateur ou un régisseur site sur place, n’hésitez pas à faire appel à lui durant votre journée et à l’informer si votre événement prend du retard ou de l’avance. Il saura réagir et adapter le planning avec l’ensemble des intervenants.
N’hésitez pas à répartir les missions en vous appuyant sur les autres collaborateurs présents, déléguez !
Soignez l’accueil de vos invités (avec ou sans l’aide d’une hôtesse en fonction du nombre de convives) et jeter un coup d’œil à votre planning de temps en temps pour ne pas oublier d’étapes importantes. Vous pouvez préparer quelques goodies à remettre à vos invités ou de la documentation à leur donner au moment du départ. Faites des photos et des vidéos et si vous communiquez sur les réseaux sociaux, n’hésitez pas à taguer vos invités, leurs sociétés…
Evaluer
Prenez le temps de faire un debrief de votre événement et notamment en faisant le point sur les personnes qui ne sont pas venues , mais ne les négligez pas !
Vous pouvez leur envoyer les documents présentés par exemple et contactez-les en direct pour échanger avec eux ou prendre rendez-vous.
Communiquer
Et surtout n’oublier pas de remercier vos invités en leur envoyant par exemple le compte rendu des interventions ou les photos prises pendant une soirée de lancement de produits. Vous pourrez alors en profiter pour communiquer sur la prochaine édition ou le prochain rendez-vous important à ne pas manquer ! N’oubliez pas également les réseaux sociaux qui peuvent être un bon support pour communiquer plus largement…
Remercier également vos collaborateurs qu’ils aient été invités soit pour un afterwork soit un séminaire à forts enjeux. Profitez-en pour leur envoyer les documents présentés lors de l’événement.
Pour réussir son évènement B to B, il est donc impératif de définir sa cible et son objectif, de s’y prendre bien en amont, d’établir un rétro planning, de communiquer et d’exploiter toutes les données récoltées le jour même. Et surtout restez calme devant les imprévus…
Vous êtes prêts ? A vous de jouer !
À bientôt pour un prochain article !
Et n’hésitez pas à vous inscrire à notre newsletter sur https://wldk.fr/