Dans cet article, je vais vous parler des compétences qui me permettent d’atteindre une meilleure performance dans le monde d’incertitude dans lequel nous vivons.

Travailler à domicile implique une grande polyvalence car je travaille souvent sur des missions très différentes et pour des clients variés.

Les technologies révolutionnent en effet mon environnement de travail et me poussent à développer de nouvelles compétences.

 

Première compétence : La Gestion du temps

Plus personne n’est là pour vérifier mon travail 😊 ni vérifier si je suis assise derrière mon bureau.

Un des avantages à travailler pour soi et chez soi, est que j’ai de la flexibilité pour travailler. Je peux autant avoir un rendez-vous avec mon client à l’extérieur à un jour fixe et une heure donnée mais si j’ai besoin d’aller chez le coiffeur, ou si je préfère faire un long déjeuner avec une amie et papoter c’est possible !!!

Il faut juste trouver comment gérer mon temps autour des engagements que j’ai pris auprès de mes clients, et pour se faire, je fais preuve de rigueur, de concentration et d’autonomie.

J’ai donc déterminé une plage horaire à laquelle je suis joignable pour mes clients ce qui permet de favoriser les échanges sur la mission qui m’est confiée.

Travailler de chez soi et à distance ne signifie pas que je travaille moins, bien au contraire, il faut vraiment que je reste concentrée parce que je suis chez moi, ou ailleurs sur la planète, on se trouve forcément sollicité par d’autres choses que son travail : ma princesse, le ménage, le repas, la télévision…ou encore faire un tour à la plage.

Il faut savoir dissocier vie privée et professionnelle, je me suis donc fixée des limites et je sais m’arrêter de travailler au bon moment mais aussi me mettre au travail.

Savoir bien gérer son temps et rester productive est donc fondamental !

 

Deuxième Compétence :  La communication digitale

Dans un monde où tout est devenu digital, la communication numérique est une des compétences clés du travail à distance pour une Office Manager telle que moi.

Il faut être juste « armé » d’un ordinateur, d’un téléphone et le tour est joué !

Pour rester dans la course, il me semble nécessaire de développer chaque jour mes compétences dans ce domaine et ce qui me permet :

• De disposer d’une culture numérique solide
• De connaître mes droits et devoirs dans le monde numérique
• De tirer profit des ressources et informations qu’offrent le web et les réseaux sociaux
• De travailler efficacement en réseau
• De produire des documents de qualité

Grâce aux outils collaboratifs, la connexion est constante entre mes clients et moi.

Le passage au cloud me permet de m’affranchir de la distance physique chez mon client et de partager des ressources en temps réel.

La collaboration avec mes clients se trouve transformée à de nombreux égard :  je bénéficie d’une vraie flexibilité en matière de lieu (sur une plage 😉 ) et d’horaires de travail.

La maîtrise de différents outils numériques est donc une compétence indispensable à mon métier d’Office Manager Freelance :

1. Gérer les mails et répondre aux demandes en temps opportun, communiquer efficacement et surtout bien comprendre et interpréter les demandes arrivées sur mon mail, de mes clients : Avoir les bonnes aptitudes à la communication
2. Être capable d’utiliser le pack office :

• Rédiger un simple courrier sous Word ou encore un rapport,..
• Etre apte à utiliser EXCEL (tableau, insérer, saisir, reporting,…)

3. Travailler sur des outils collaboratifs tels que Teams, Sharepoint, dropbox, ondrive,…
4. « Surfer » sur internet : Rechercher, accéder, filtrer, et synthétiser les informations pertinentes d’une manière critique et systématique.
5. Le Networking (LinkedIn, face book, Instagram,…) : l’email n’est pas le seul moyen de communication si l’on souhaite se faire un réseau et se faire connaître.

Rester visible même à distance c’est possible !!!

 

 Prochaine article : Quelles compétences faut-il avoir pour travailler à distance ? (2^ème partie)

Travailler de chez soi n’est pas un nouveau métier, et c’est le rêve de nombreuses personnes !

Le mien je l’ai réalisé il y a maintenant un peu plus de 2 ans et demi. Libérée… délivrée.. !!

(suite…)

A N N É E 2 0 2 0 : Q U E  C E T T E  A N N É E  A I T

U N  G O Û T  D ‘ É T E R N I T É

Quatrième & dernière semaine du mois de janvier et pour notre  #janurarychallenge  ➛ une bonne résolution par semaine. Pleine de bonnes intentions avec ce défi du mois de janvier, il est simplement temps maintenant de boucler le mois en étant sûre et certaine que nos résolutions sont devenues de véritables habitudes de vie. (suite…)

L’ANNÉE 2020 : LE SECRET DU SUCCÈS EST ENTRE VOS MAINS

Troisième semaine du mois de janvier et pour notre  #janurarychallenge  ➛ une bonne résolution par semaine, intéressons nous à la fidélisation client.

Fidélisation va de paire avec Satisfaction, car si le client est satisfait il sera fidèle. Pourquoi aller voir ailleurs quand le travail d’une office manager répond positivement aux attentes clients?

Mais créer un lien solide entre le client & nous ne se fait pas en un jour, il y a pour cela plusieurs clés vers la réussite  :

• Les interlocuteurs de ton client aussi bien que lui tu connaîtras. De la responsable de projet à l’associé jamais content, il est primordial de savoir de qui le client nous parle. Il appréciera que nous nous souvenions d’un partenaire dont il nous a parlé deux semaines auparavant.
• Aux petits détails tu feras attention. Notre client est plutôt maniaque et préfère utiliser des points virgules plutôt que des virgules dans ses présentations de projets? Pourquoi pas. Prêter attention aux petits TOCS de chacun ne peut être que bénéfique à une relation client sereine.
• De petites attentions pour ton client tu auras. Il nous a demandé de ne rien prévoir dans son agenda ce jeudi soir car il assiste au gala de danse de sa fille; alors quand nous l’aurons au téléphone la semaine prochaine nous aurons une pensée pour cette danseuse. Pour sûre le client appréciera !
• A chaque situation tu t’adapteras. Il ne faut pas avoir peur de poser les bonnes questions, le client préférera qu’on l’embête un petit peu avec nos interrogations plutôt que de lui rendre un travail qui ne correspond pas à ses attentes. Dans la même idée, il ne faut pas hésiter à demander de l’aide dans des situations complexes ou qui sortent de notre champs de compétence.
• Des initiatives tu prendras. Comme un cadeau bonus, le client appréciera que nous ayons synthétisé sa dernière réunion pour qu’il y voit plus claire, ou encore que nous ayons concentré toutes les demandes de ses différents collaborateurs dans un tableau. Il en sera à coup sûr satisfait.

& vous, quels sont vos secrets pour fidéliser vos clients?

 

JE CHOISIS DE FAIRE DE 2020 L’ANNÉE DU BONHEUR SANS LIMITES

 

Une semaine de plus pour le mois de janvier et pour notre  #janurarychallenge  ➛ une bonne résolution par semaine, et cette fois-ci notre détermination se met au service de la famille.

 

Il n’est pas toujours évident de jongler entre vie d’office manager freelance et mère de famille. On se laisse facilement envahir par le travail, on allume son ordinateur vers 8h30 et bien vite on lève la tête et Oh! il est déjà 21h00 … Dans cette journée bien remplit difficile de dégager du temps pour les personnes qu’on aime. Monsieur a téléphoné dans l’après-midi pour savoir si il fallait faire des courses mais on l’a un peu rembarré parce qu’occupée sur un dossier compliqué, on s’en fiche un peu de manger une blanquette de veau ou une pizza ce soir.

C’en est trop ! Il suffit de mettre en oeuvre quelques astuces pour passer plus de temps en famille :

• Partager un bon petit plat. Deux fois par semaine, je ne mets pas ma fille à la cantine et lui prépare un de ses repas préféré. Un déjeuner que nous partageons toutes les deux pour notre plus grand bonheur.
• Planifier. Si vous regardez mon agenda, j’ai des créneaux occupés par ma famille. Une après-midi shopping avec ma puce ou un rendez-vous au spa avec mon cher & tendre. Parce qu’on se dit souvent à tort que vivre sous le même toit nous oblige immanquablement à passer du temps ensemble mais que nenni ! N’ayez pas peur de prévoir dans votre emploi du temps des petits temps off pour ne jamais oublier que le plus important reste sa famille.
• Ecouter. Il ne suffit pas de demander à Monsieur quand il rentre « comment s’est passé ta journée? » tout en continuant à pianoter sur son ordinateur. Il faut porter un intérêt particulier à chacun, écouter son chéri quand il raconte qu’un client exigeant lui a tenu la « grappe » pendant 45 minutes juste pour savoir s’il valait mieux acheter un barbecue rouge ou orange. Il faut écouter sa fille de 6 ans qui explique que Marie a triché sur elle pendant la dicté ! Il ne faut pas juste entendre, il faut écouter, être disponible et ne rien faire d’autres pendant leur récit passionnant.
• Se déconnecter. Une soirée par semaine on éteint tout ! Ordinateur, smartphone, télévision … Et on profite de notre cocon ! Un jeu de société, un bon gâteau, musique à fond et on danse comme des fous.

Grâce à toutes ses astuces on se crée de beaux souvenirs, et chacun peut s’épanouir à son niveau.

« La famille c’est là où la vie commence et où l’amour ne finit jamais. »

 

B I E N V E N U E  E N   2 0 2 0

Et pour bien commencer cette année, nous avons décidé de participer au #janurarychallenge  ➛ une bonne résolution par semaine, afin de mettre toutes les chances de notre côté pour passer un merveilleuse année  ! La première résolution de l’année n’est autre que : 𝙺𝚎𝚎𝚙 𝚌𝚊𝚕𝚖  𝚊𝚗𝚍 𝚋𝚛𝚎𝚊𝚝𝚑.

Apprendre à garder son calme face à toutes sortes de clients et de partenaires parfois trop exigeants …

 

 

 

 » La vie est comme un voyage en mer : il y a des jours de calme & des jours de tempête ; l’important c’est d’être un bon capitaine de notre barque »

Jacinto Benavente

Pour être un bon lieutenant de frégate, voici quelques clefs pour larguer les écoutilles dans les règles 🗝 :

• Parler lentement & baisser le son de sa voix face à une personne agressive, en colère, qui pense que crier va régler ses problèmes.
• Faire seulement des promesses que nous saurons tenir.  Exemple : Monsieur Douglas Alafrez vous demande par texto un samedi soir à 20h30, de vous replonger dans le dossier de création de ferme aux lamas et de lui rendre l’appel d’offre proprement mis en page avant demain matin 7h00 car le fermier est sur le point de changer d’avis concernant la vente de sa grange? Désolée mais non Monsieur Alafrez ce soir j’ai prévu d’aller au cinéma avec ma fille voir la reine des neiges 2, donc les lamas vont attendre.
• Voir le client difficile comme une opportunité, un défi, un challenge ! Exemple : « Je viens de recevoir un mail de votre part, un devis? Je pensais que c’était gratuit !?? Pouvez-vous m’envoyer le reporting complet si ça me convient on travaillera peut-être avec vous et nous parlerons tarif à ce moment là » . Evidemment… Le client est roi mais il y a quand même des limites.
• Apprendre à dire non gentiment, « Lorsque vous dites oui aux autres, faites en sorte de ne pas dire non à vous-même ». Paulo Coelho. 

Toutes ces astuces permettent d’être plus serein & d’affronter l’année 2020 paisiblement.

 

N’a-t-on pas déjà tous entendu « le travail c’est la santé »

Oui mais à quel prix ? J’ai toujours rêvé de faire un travail qui avant tout me plaise et me fasse vibrer. Mais aussi un métier qui me permettrait de privilégier mon bien être & mon épanouissement personnel.

Et pourquoi pas, si je peux être un peu plus exigeante, quand je serai grande je voudrais faire un métier que je pourrais exercer partout, imaginez une plage de sable fin, un soleil de plomb et un cocktail dans une noix de coco et dans ce cadre idyllique je pourrais gagner ma vie…

Ah c’est beau de rêver !

Mais pas du tout, cette profession merveilleuse existe belle et bien ! Il suffit d’être freelance, créer son entreprise et travailler chez soi mais aussi pour soi !

Être office manager freelance signifie aucune dépense liée au déplacement, pas besoin de perdre du temps dans le bus pour aller de mon lit à mon bureau situé dans mon salon. Je ne m’énerve plus dans les embouteillages (vous n’avez pas oublié que je suis parisienne ?), je ne perds plus un temps précieux sur le périph’. Et ça c’est déjà un petit pas vers le bonheur, beaucoup moins de stress.

Ensuite, j’ai le privilège de choisir mes horaires. Plutôt lève tôt ou couche-tard je peux très bien commencer à travailler à 10h et terminer à 23h. Je profite aussi de plus de temps en famille, notamment à l’heure du déjeuner que je peux partager quotidiennement avec

ma fille, ce que je ne faisais jamais lorsque je travaillais en entreprise. J’ai un contrôle total sur le temps et la manière dont j’ai envie de le gérer. Qui pourra me reprocher d’avoir fait une pause en pleine après-midi pour aller manger une glace à Disneyland ? Personne ! Car oui ici le patron c’est moi et ça c’est vraiment cool.

 

L’un des principaux intérêts de travailler pour soi est le libre choix de ses clients. Il faut le dire, parfois certains clients sont … très exigeants. En étant freelance je peux gentiment les remercier. Je peux aussi alterner entre mes différents projets sur une même journée, ce qui évite la monotonie et l’épuisement psychique. En ce sens, cela rend les travailleurs indépendants plus productifs et plus performants qu’un travailleur en entreprise.

Vous vous rappelez quand je vous ai parlé de mes journées pyjama ? Même si depuis j’ai fait un effort, la travailleuse indépendante que je suis n’a aucune tenue correcte exigée. Dois-je encore vous le rappeler ? Je suis PARISIENNE ce qui signifie que j’ai du style. Je n’associerai jamais une jupe crayon moutarde à un chemisier lavande, & encore moins avec un legging argenté, mais de temps à autre laisser ses chaussons lapin ce n’est pas interdit.

 

Mon dernier argument en faveur du travail à la maison c’est évidemment la mobilité. Étant une amoureuse inconditionnelle de l’île de beauté il m’est possible d’y aller & d’y travailler. Mon bureau est international, il est partout et nulle part. J’ai juste besoin d’un ordinateur et d’un accès à internet.

En somme, travailler chez soi & pour soi représente une véritable mine de bonheur. Adieu stress et contrariété, à moi la liberté et la plénitude.

 

Vous vous demandez sûrement « 𝓂𝒶𝒾𝓈 𝓅𝑜𝓊𝓇𝓆𝓊𝑜𝒾 𝒿𝑒 𝒻𝑒𝓇𝒶𝒾𝓈 𝒶𝓅𝓅𝑒𝓁 𝒶̀ 𝒲ℒ𝒟𝒦 ? »

Tout d’abord notre société s’adresse à tout le monde (ou presque) : que vous soyez une très petite ou une moyenne entreprise, un artisan, un particulier, une association, une start-up , une structure individuelle ou encore un directeur d’aquarium à sirène … Bref qui que vous soyez vous avez besoin de nous !

Et nous avons des arguments de taille ! En effet, notre objectif principal est votre bien-être, car oui nous vous garantissons du temps. Plus de temps libre pour vous car nous prenons en charge tout ou une partie de vos tâches administratives souvent encombrante, ennuyeuse et chronophage … Mais nous on adore ça !! Vous vous rendrez compte très vite que vous arrivez facilement à vous dégager du temps grâce à nos services d’office manager.

Un autre argument à prendre en compte : nous sommes très discrets ! Pas besoin de nous trouver un énorme bureau avec vue sur la tour Eiffel et une machine à café dorée, tout ça on l’a déjà ! Office manager indépendante veux dire travail à distance, nous communiquons par mail et par téléphone et nous restons à votre disposition tous le temps de la durée de votre contrat.

Autre avantage pour votre entreprise : plus de productivité. En gardant toujours à l’esprit le gain de temps, vous pouvez plus facilement vous concentrer sur des tâches beaucoup plus importantes. Brasser de la paperasse ??!!!, combien de fois par jour êtes-vous obligés de le faire ? Déléguez-nous cette tâche que nous ferons avec engouement ! Profitez-en pour vous concentrer sur vos nouvelles idées qui n’ont jamais eu l’occasion de voir le jour par manque de temps.

Notre dernier argument n’est autre que l’argent. Car oui le temps c’est de l’argent ! En plus, avoir recours à nos services d’office manager vous évite les nombreux coûts supplémentaires liés à l’embauche d’un nouveau salarié, pas de formalités de recrutement, pas de charges sociales, et surtout une prestation déductible des impôts ! Que demander de mieux ?

 

Ce que vous devez donc retenir c’est avant tout le temps et l’argent que vous allez gagner en choisissant de faire appel à nos services d’office manager (Si j’avais gagné 1€ à chaque fois que j’ai écrit le mot « temps » je serais riche après cet article !).

𝒬𝓊’𝑒𝓈𝓉-𝒸𝑒 𝓆𝓊’𝓊𝓃𝑒 𝑜𝒻𝒻𝒾𝒸𝑒 𝓂𝒶𝓃𝒶𝑔𝑒𝓇 ?

Je peux vous dire qu’en soirée, lorsqu’un inconnu me demande :

« Et toi tu fais quoi dans la vie ?

— Je suis office manager »

C’est carrément la classe. Souvent cet inconnu me regarde avec des yeux envieux, car rien que le nom fait rêver. Mais qu’est-ce que je fais à part faire rêver les gens avec des boulots tout à fait classique en soirée ?

Déjà la plus grande partie de mon métier consiste à passer 10 heures par jour, 7 jours sur 7 derrière mon ordinateur.

Ensuite, je n’ai pas de secteur d’activité particulier, je travaille autant pour un architecte que pour une entreprise spécialiste de supports de stockage que pour un marchand de glace … Ce qui me permet d’être polyvalente et d’en voir de toutes les couleurs !

Un seul mot d’ordre : la 𝑔𝑒𝓈𝓉𝒾𝑜𝓃, avec moi le mantra :

«Ne vous inquiétez pas je gère » prend tout son sens.

Gestion administrative de l’activité commerciale, gestion pré-comptable, gestion des appels d’offres… Et je gère beaucoup d’autres choses à la demande du client ! Du reporting à la communication sur les réseaux sociaux, du classement de données, traitement des courriers au suivi des différents clients de mon client principal… Je gère !

L’appellation de mon métier peut être différente, certains me qualifient d’𝐻𝒶𝓅𝒾𝓃𝑒𝓈𝓈 𝑀𝒶𝓃𝒶𝑔𝑒𝓇, ça veut tout dire ! Je suis là pour le bonheur de mes clients et le recours à un office manager n’a que des avantages : plus économique pour l’entreprise, plus de temps libre et moins de tracas pour le client.